第一次要寫日文商務郵件，最常見的疑問是：要怎麼開頭？怎麼稱呼對方？結尾要寫什麼？日文的商務郵件有相當固定的架構，先把它記起來，再往裡面放內容就好哦。
整體架構
- 件名
- 宛名（收件人的稱呼）
- 開頭的問候
- 自報姓名
- 本文
- 結尾的客套話
- 署名
1. 件名：簡短、讓人一眼看懂
件名要讓對方不打開信，就大概知道內容。常見的作法是用【 】標出類別，再寫事由：
【ご相談】新商品のお見積りについて
会議日程のご確認（〇月〇日）
【お礼】本日はありがとうございました
件名不需要寫「お世話になっております」這類問候語，那是本文的開頭哦。
2. 宛名：對方的稱呼
宛名依照「公司名 → 部門名 → 職稱 → 姓名＋様」的順序寫：
株式会社ABC
営業部 課長
山田様
如果是寄給公司或部門，沒有指定某個人，就用「御中」（おんちゅう）：
株式会社ABC 営業部 御中
要注意：「御中」和「様」不能同時使用，有指名的個人，用「様」；只寫到公司或部門，用「御中」。姓名後面不加「さん」而是用「様」，這一點在商務郵件裡是基本的禮貌，さん、くん、ちゃん那篇有說明各種稱呼。
3. 開頭問候與自報姓名
最常見的開頭是：
いつもお世話になっております。
株式会社XYZの林と申します。
「お世話になっております」是商務郵件的招牌開頭語，對象是公司外部的人，通常用在已經有往來的對象身上。第一次聯絡、還不認識的話，可以說「初めてご連絡いたします」：
突然のご連絡失礼いたします。株式会社XYZの林と申します。
一般來說，寄給公司內部的同事，會用「お疲れ様です」；寄給公司外部，才用「お世話になっております」。
4. 本文：先說結論，再說細節
日文郵件很重視「簡潔、讓人容易處理」：
- 一封信盡量只說一件事。
- 先寫目的（例如：想請對方確認什麼），再寫細節。
- 如果有多個項目，可以用條列（①②③ 或「・」）。
- 要對方回覆的期限，寫清楚日期。
5. 結尾：客套話＋署名
常見的結尾：
どうぞよろしくお願いいたします。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信をお待ちしております。
最後，加上署名（会社名、部門、姓名、電話、電子郵件）。
常用表現整理
| 情境 | 表現 |
|---|---|
| 麻煩對方時 | お忙しいところ恐れ入りますが、〜 |
| 請對方確認 | ご確認いただけますでしょうか／ご確認ください |
| 表示了解 | 承知いたしました／かしこまりました |
| 道歉 | 申し訳ございません |
| 感謝 | ご連絡ありがとうございます |
| 等待回覆 | お返事をお待ちしております |
| 請對方多包涵 | お手数をおかけしますが、〜 |
「了解しました」可以用嗎？
一般認為，「了解しました」對上司或客戶使用，會顯得不夠恭敬；商務郵件裡，多半用「承知いたしました」或「かしこまりました」：
| 說法 | 適合對象 |
|---|---|
| 了解しました | 同事、朋友，較平輩的關係 |
| 承知いたしました | 上司、客戶，商務場合通用 |
| かしこまりました | 客戶，特別是服務業、對客人 |
一封完整的範例
件名：【ご相談】新商品のお見積りについて
株式会社ABC
営業部 山田様
いつもお世話になっております。
株式会社XYZの林です。
先日ご紹介いただいた新商品について、
お見積りをお願いしたく、ご連絡いたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、
来週金曜日までにご返信いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
林 明
株式会社XYZ 購買部
大意是：向營業部的山田詢問先前介紹的新商品報價，請對方在下週五之前回覆，最後附上自己的署名。
一些常見的注意事項
- 「拝啓」「敬具」通常不用：這是正式書信（手紙）的頭語與結語，一般商務郵件多半省略。
- 不用「ご苦労様です」：一般認為，這是上位者對下位者說的，對上司或客戶說，容易失禮。
- 敬語不要疊得太多：例如「お伺いさせていただきます」這類多重敬語，用得太多，反而不自然。先用簡單、準確的說法，敬語入門那篇有整理基本規則。
- 寄出前檢查：收件人、宛名的漢字（尤其是姓名）、附件有沒有附上，都是很容易失誤的地方哦。
小測驗
先自己想，再看括號裡的答案。
- 寄給沒有指定個人的公司部門，宛名後面要加什麼？（御中）
- 對客戶說「我了解了」，比較合適的說法是？（承知いたしました）
- 對外部的人，最常見的開頭問候語是？（いつもお世話になっております）
- 件名應該怎麼寫？（簡短、讓人一眼看懂內容）
商務郵件看起來規矩很多，我自己第一次寫的時候，光是宛名就改了三次，哈哈，不過熟悉架構之後，其實就是「填空」而已。
寫完之後，下面那顆「我學會了」按一下，讓我知道你學會了吧 (❛◡❛✿)